Умение хорошо презентовать свою деятельность – одно из самых продуктивных средств привлечения внимания к своей работе.

Удачная и качественная презентация будет влиять на ваш положительный имидж. Презентация сегодня выступает как ваша визитная карточка. Эта технология позволяет визуально воспринимать вашу работу. К сожалению не каждую представленную работу можно назвать настоящей презентацией. Любая технология, в том числе и создание презентаций, компьютерной или другой, имеет свои правила, принципы, приемы.

Надо понимать, что презентация – это не отчет о проделанной работе, к которой мы давно привыкли и которые научились составлять. Независимо от носителей, на которых она выполнена, презентация включает в себя и некоторые элементы отчетности (статистические данные), и элементы анализа, экспертной оценки, а также – прогнозирования, перспективного планирования и многое другое, что зависит от конкретных целей и задач. Что такое компьютерная презентация?

Презентация (от английского слова - представление) – это набор цветных картинок-слайдов на определенную тему, который хранится в файле специального формата с расширением РР. Термин «презентация» (иногда говорят «слайд-фильм») связывают, прежде всего, с информационными и рекламными функциями картинок, которые рассчитаны на определенную категорию зрителей (пользователей).

Мультимедийная компьютерная презентация – это:
- динамический синтез текста, изображения, звука;
- яркие и доходчивые образы;
- самые современные программные технологии интерфейса;
- интерактивный контакт докладчика с демонстрационным материалом;
- мобильность и компактность информационных носителей и оборудования;
- способность к обновлению, дополнению и адаптации информации;
- невысокая стоимость.
Подготовленную презентацию можно выпустить и отдельным печатным изданием, оформив его соответствующим образом, а можно представить в виде авторского электронного издания. Если есть возможность, можно опубликовать презентацию на страницах журналов и газет или выставить на сайт в Интернет-пространстве.

В чем достоинство презентаций?

• Последовательность изложения. При помощи слайдов, сменяющих друг друга на экране, удержать внимание аудитории гораздо легче, чем бегая с указкой меж развешанных по всему залу плакатов. В отличие же от обыч­ных слайдов, пропускаемых через диапроектор, компьютерные позволя­ют быстро вернуться к любому из уже рассмотренных вопросов или вов­се изменить последовательность изложения.
• Конспект. Презентация — это не только то, что видит и слышит ауди­тория, но и заметки для выступающего: о чем не забыть, как расставить акценты. Эти заметки видны только докладчику: они выводятся на экран управляющего компьютера.
• Мультимедийные эффекты. Слайды презентации — не просто изобра­жение. В нем, как и в любом компьютерном документе, могут быть эле­менты анимации, аудио- и видеофрагменты.
• Копируемость. Копии электронной презентации создаются мгновен­но и ничем не отличаются от оригинала. При желании слушатели могут получить все показанные материалы.
• Транспортабельность. Дискеты с презентацией гораздо компактнее свертка плакатов и гораздо меньше пострадает от частых путешествий то на одно, то на другое «мероприятие». Более того, файл презентации можно переслать по электронной почте, а если есть необходимость и оборудование - и вовсе перенести выступление в Интернет и не тратить время на разъезды» (Елена Полонская «Подарок докладчику»).

Готовится презентация чаще всего в программе PowerPoint, которую нужно, конечно, освоить. Это несложно, особенно если есть курсы. В принципе тому, кто знаком с компьютером, для освоения простейших операций в PowerPoint достаточно нескольких практических занятий. Если же на месте вас некому обучать, большую помощь здесь могут оказать два замечательных учебных пособия по информационным технологиям:
Intel. Обучение для будущего (при поддержке Microsoft). — М. :
Русская редакция, 1999. — 337 с, ил.
Шафрин Ю.А. Информационные технологии : В 2 ч.; Ч. 2. Офисная
технология и информационные системы. — М. : Лаборатория базовых
знаний, 2001. — 336 с. : ил.

Если весь процесс работы над презентацией выстроить хронологиче­ски, то начинается он с принятия решения о проведении презентации и планирования, затем — отбор содержания и создание презентации, проведе­ние и заключительная работа после ее окончания — анализ.

Этапы работы над презентацией
 

Подготовка
Подготовка начинается, разумеется, с планирования.
В общем виде этапы первоначальной подготовки выглядят так.

Определение содержания презентации, тематика, целевое и зри­тельское  (читательское) назначение.
Определение условий, которые помогут обеспечить работу над презентацией.
Изучение теоретического материала по технологии компьютерной
презентации, уточнение возможностей версии программы, имеющейся у вас.

Разработка модели и структуры презентации.
Определение механизма работы над ней.
Работая над созданием презентации, следует помнить о возрастных особенностях и интересах той категории пользователей, которой адресо­ван ваш продукт. Определите, какие цели вы ставите и решаете в процес­се работы: презентация должна помочь в решении  конкретных профессиональных задач. В зависимости от того, каких именно -  вы будете выстраивать зрительный ряд.

Сначала вы можете зафиксировать весь ход работы с помощью ручки и бумаги. Тщательно обдумайте и распишите содержание презентации. Решите мультимедийную часть презентации: количество слайдов, графи­ческих изображений, диаграмм, сканированных изображений, ссылок на интернет-ресурсы, звуковых файлов, видеороликов и т.д.

Обдумывая содержание презентации, опишите структуру, в которую вы будете вносить дополнение в процессе работы. Например:

А теперь рассмотрим некоторые этапы подробнее по шагам.


1 шаг. Целеполагание. Итак, определяем, с какой целью мы проводим пре­зентацию. Например:

• Презентация как итоговая форма отчета о вашей деятельности.
• Презентация как средство информации и PR (Publik Relations).
• Презентация как обучающая технология.
• Презентация как средство привлечения к чтению.

2 шаг. Аудитория и задачи. В зависимости от того, кому адресована презен­тация, определяем и ее задачи. Например.

• Привлечь новых клиентов к бренду (неподготовленная аудитория)
• Отчитаться о проведенной рекламной кампании
• Презентовать  идеи текущим клиентам
• Презентация для представления компании на конференции

3 шаг. Предмет презентации (что презентуем?).
 

4 шаг. Моделирование и структура. Когда мы решили, что именно будет со­ставлять содержание презентации, подготовленный материал надо сис­тематизировать и «упаковать» в отдельные блоки, которые будут состоять из собственно текста (только небольшого по объему!), схем, графиков, таблиц, фотографий и т.д.

5 шаг. Элементы, дополняющие содержание презентации, тоже требуют про­думывания заранее.

• Иллюстративный ряд. Иллюстрации типа «картинка», фотоиллюст­рации, схемы, картины, графики, таблицы, диаграммы, видеоролики.
• Звуковой ряд. Музыкальное или речевое сопровождение, звуковые эффекты.
• Анимационный ряд. Это, как правило, картинки с движением: фи­гурки, «ожившие» схемы и «растущие» диаграммы.
• Цветовая гамма. Общий тон и цветные заставки, иллюстрации, ли­нии должны сочетаться между собой и не  противоречить смыслу и на­строению презентации.
• Шрифтовой ряд. Выбрать шрифты желательно, не увлекаясь их затейливостью и разнообразием. Чем больше разных шрифтов вы исполь­зуете, тем труднее воспринимаются ваши слайды. Однако надо проду­мать шрифтовые выделения, их подчиненность и логику. Стиль основ­ного шрифта тоже важен. В любом случае выбранные вами шрифты должны легко восприниматься на первый взгляд.
• Специальные эффекты. Возможности спецэффектов вы увидите при знакомстве с программой. Важно, чтобы в вашей презентации они не отвлекали внимание на себя, а лишь усиливали главное.

Естественно, каждый специалист будет изменять элементы содержа­ния презентации, что-то исключать или вносить свое.

Некоторые правила организации материала в презентации:

• Главную информацию — в начало.
• Тезис слайда — в заголовок.
• Анимация — не развлечение, а метод передачи информации.
• Анимация — еще и средство привлечения и удержания внимания.
• Трансформация одного слайда в другой позволяет не терять логикувизуального рассказа.
•   Если что-то устроено просто, рисовать надо еще проще

А также:

И последнее: визуальная привлекательность и эмоциональность. Хо­рошее исполнение — это ключ к вниманию и пониманию, уважение к аудитории, приятные впечатления от просмотра